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L'ORGANIZZAZIONE DI UN EVENTO ARTISTICO-CULTURALE

dicembre 12th, 2014  |  Published in Senza categoria

L’ideazione e la progettazione.

Nel momento in cui si decide di organizzare un evento artistico-culturale sono diversi gli aspetti da valutare prima di affrontare gli obblighi burocratici: innanzitutto, bisogna avere un programma ben definito e dettagliato delle attività che si andranno a proporre ed è necessario avere già scelto una location adatta a presentare l’evento (la capacità di attrarre il pubblico dipende molto anche da questo). É indispensabile, inoltre, conoscere e studiare la concorrenza, in modo da evitare di proporre un evento simile ad uno già proposto da altri o sovrapposizioni temporali con proposte dello stesso genere.

Sapersi proporre.

Avere un’idea e un progetto ben definito non basta: bisogna decidere anche con quale forma giuridica proporsi. Ci si può presentare, ad esempio, come privato, come associazione culturale o come socio di una cooperativa. La scelta è molto importante non solo per l’immagine che si trasmette ma anche perchè determina la portata e le possibilità dell’attività di fundraising, ossia la ricerca di fondi con cui finanziare l’evento.

Il fundraising e la sua importanza.

E’ fondamentale fissare un budget sulla base del quale calcolare quali spese possono essere coperte, e naturalmente capire l’ammontare dei fondi da trovare: prima di tutto si possono cercare dei sostegni finanziari tra i propri contatti personali, inoltre si può tentare la strada dei patrocini. In questo caso non si tratta di contributi economici ma dichiarazioni di sostegno da parte di soggetti pubblici, come istituti ed università, molto importanti perché fungono da biglietto da visita da presentare di fronte a possibili finanziatori, dai quali ci si aspetta un reale contributo economico. Da non sottovalutare sono anche le partnership, in cui difficilmente ci sono passaggi di soldi, quanto piuttosto uno scambio di servizi tra professionisti che può rivelarsi comunque di grande valore. Forme più immediate di fundraising possono essere gli eventi e le feste, in cui, a fronte di un investimento iniziale, si spera di guadagnare una buona cifra grazie alla partecipazione di molte persone, che però non sono dei veri e propri sostenitori, ma solo dei fruitori dell’evento.

E il crowdsourcing?

La raccolta fondi da parte della comunità di internet, più comunemente nota come crowdsourcing, è un fenomeno molto recente e di gran moda, che può risultare molto utile se si sanno quali piattaforme poter sfruttare. La cosa importante è proporre alla web community un progetto originale e interessante in modo da attirare l’attenzione e convincerli a credere nell’idea e a contribuire, investendoci. A questo link, è possibile trovare una classifica dei migliori siti di crowdfunding disponibili per gli italiani: http://zetaworks.it/10-siti-di-crowdfunding-per-litalia-esplode-il-fenomeno-in-tutto-il-mondo/#sthash.rIP7X6tL.dpuf. Se, poi, il progetto o la nostra realtà sono molto importanti e conosciute, è possibile tentare la strada del crowdsourcing anche in piattaforme europee come il sito https://www.indiegogo.com/.

Obblighi burocratici.

Innanzitutto, è indispensabile identificare la tipologia di evento che si sta organizzando: privato (se vi partecipano un massimo di 99 persone) o pubblico, al chiuso o all’aperto, gratuito o a pagamento. Chiarito ciò, si deve richiedere all’Ufficio Attività Produttive del Comune competente il permesso di manifestazione e pubblico spettacolo tramite posta certificata, richiesta che va accompagnata dal pagamento di una marca da bollo e di un bollettino. Si deve allegare:

  • il programma dell’ iniziativa,

  • la planimetria degli spazi in cui sarà ospitata,

  • una valutazione tecnica,

  • una lettera di assenso di autorizzazione dello spazio, se esso è privato.

Tutto ciò dev’essere fatto piuttosto in anticipo rispetto alla data di inizio dell’evento, in quanto il Comune si riserva di dare una risposta entro 60 giorni. Se poi l’evento ha un impatto notevole, l’autorizzazione sarà data dopo che anche la Conferenza dei Servizi di tutti gli enti interessati sarà stata convocata. Per ottenere maggiore visibilità e magari un sostegno finanziario, è utile richiedere al Comune il patrocinio: se le tempistiche o altre motivazioni non lo consentono, è bene comunque inviare una comunicazione all’Assessorato di competenza, che potrà così cercare di dare rilievo al nostro evento attraverso i suoi canali.

Relativamente alla questione sicurezza, anche la Polizia Municipale e la Questura devono essere avvisate della manifestazione in programma. Ecco il link a cui trovare informazioni specifiche: http://img.poliziadistato.it/docs/Richiesta_pubblica_manifestazione.pdf

Se l’evento prevede la diffusione di musica, è consigliabile comunicare l’iniziativa all’Ufficio Ambiente, a cui si richiederà la delega al rumore se si suonerà in certi orari e con certi volumi (ecco il link: http://www.comune.venezia.it/flex/cm/pages/ServeBLOB.php/L/IT/IDPagina/24783 ).

Si dovrà contattare anche l’ufficio SIAE territoriale: nel sito ufficiale, http://www.siae.it/Index.asp, si possono trovare le sedi delle varie filiali, ma la richiesta di permesso, in realtà, può essere fatta anche online, a breve distanza dall’inizio dell’evento. La SIAE ha il compito di verificare se la musica che verrà suonata è tutelata dal diritto d’autore, nel qual caso si dovrà pagare la somma prevista per legge. La SIAE è fondamentale anche nel caso in cui si decida di ingaggiare un deejay: in questo caso, in collaborazione con le varie associazioni del settore, sono state create delle licenze ad hoc a pagamento. Per informazioni più dettagliate, si rimanda a questo link: http://www.siae.it/UtilizzaOpere.asp?click_level=0600.0300&link_page=Utilizzatori_TipoOpera.htm&level=0600.0300

Dopo l’evento, nel caso in cui vi abbiano partecipato più di 200 persone e sia durato per più di una giornata, bisogna provvedere alla dichiarazione di effettuazione dell’evento alla SIAE.
Nel caso di evento a pagamento, bisogna poi dichiarare gli incassi ottenuti e in proporzione a questi, verrà calcolato il compenso da versare.

L’importanza della promozione mirata.

Di pari passo con la richiesta dei vari permessi, è indispensabile iniziare a pensare e a programmare un piano di promozione dell’evento, specifico e mirato. Senza una buona comunicazione, infatti, il rischio è quello di non raggiungere il pubblico, che è importantissimo per la buona riuscita del nostro evento.

Molti sono i canali che si possono sfruttare, dai più tradizionali, come le locandine e i volantini (che devono essere graficamente accattivanti e leggibili), a quelli più recenti e innovativi come la comunicazione online, molto economica, veloce e virale.

Attraverso un sito web si possono pubblicare moltissimi contenuti e utili informazioni, che è possibile far circolare attraverso i social network. Primo fra tutti Facebook, che da anche la possibilità di creare dei veri e propri eventi a cui è possibile invitare tutti i contatti. É utile poi creare delle newsletter dedicate attraverso cui aggiornare sulle attività in corso e future, meglio ancora se creando delle mailing list specifiche.

L’importante è però trovare un equilibrio nella promozione pre e durante l’evento: promuovere in maniera eccessiva potrebbe stancare il pubblico rischiando, perciò, di perderlo.

E’ possibile sperimentare anche la promozione a pagamento tramite Facebook, che consente di contattare ai potenziali clienti interessati il vostro sito, con un investimento economico davvero basso.

Sei un artista che vuole proporre le proprie opere?

Gli artisti che vogliono presentare al pubblico il proprio lavoro possono sfruttare anche Flickr, Instagram e Behance, che permettono di caricare online le immagini delle proprie opere. Behance è un social media particolarmente interessante perché organizzato in molteplici categorie, che permette di avere una pagina internet di selfpromotion in versione portfolio, dove è possibile quindi pubblicare i propri lavori in maniera coerente e graficamente piacevole.

Nel caso in cui stiate pensando di organizzare esposizioni o mostre, è consigliabile farsi conoscere e attirare l’attenzione dei possibili compratori e del pubblico in generale, pubblicando molti contenuti sulle opere e la loro realizzazione, magari documentando anche il work in progress. Relativamente alle immagini, un consiglio è quello di pubblicarle a bassa risoluzione, in modo da scoraggiare azioni di plagio. Anche l’e-commerce è un elemento da non sottovalutare per pubblicizzarsi: creare dei gadget (magliette, stampe, piccoli oggetti,…) personalizzati con il logo dell’artista, l’immagine di un’opera o altro e venderli permette di farsi pubblicità e ottenere dei guadagni regolari. Un altro valido modo per promuovere la propria attività, è quello di sfruttare i media legati al giornalismo on-line, come magazine o blog, che sono normalmente più raggiungibili e interessati a questo tipo di contenuti. Esporre presso gallerie (siano esse fisiche o virtuali) può essere un ulteriore modo per proporsi nel mercato e farsi conoscere, soprattutto perché nel mondo dell’arte aver esposto in qualche galleria o essere stati recensiti da qualche critico d’arte viene considerato di grande importanza.

 

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